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/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / ubook403.zip / UPSBOOK.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-07-23  |  40KB  |  849 lines
  1.                              UPSBOOK
  2.                     Computer Manifest System
  3.   
  4.   
  5.   UPSBOOK  is  a  host  manifest  program  that  enables  you  to
  6. automatically   prepare  UPS  paperwork  and  maintain   accurate
  7. shipping  records.  Some of the time saving features included  in
  8. the UPSBOOK program are:
  9.   
  10.       A customer database for automatic entry
  11.       Entry of one time shipments
  12.       Printed C.O.D. tags
  13.       Printed shipping labels
  14.       Two copies of the manifest
  15.       Automatic shipping charge calculation
  16.       Customer Mailing Labels
  17.   
  18. Program Objectives:
  19.   
  20.   UPSBOOK   provides   a   quick,  cost   effective   method   of
  21. computerizing your United Parcel Service shipments.  It has  been
  22. designed  to use the least expensive materials and methods  while
  23. maintaining low labor costs.
  24.   The  program has been designed to be self contained so that the
  25. only   time  the  documentation  should  be  required  is  setup.
  26. Autohelp  lines  appear  at the bottom  of  the  screen  allowing
  27. immediate confirmation of the information required.
  28.   
  29. Hardware Requirements:
  30.   
  31.   396k  of "free" memory should be sufficient for UPSBOOK to run.
  32. Disk caching will increase the speed of the program.
  33.   Hard disk requirements will vary depending on how many packages
  34. are shipped and how large the history file is allowed to grow.  A
  35. minimum  of  2  meg  is recommended for starters  and  should  be
  36. adequate for most users.
  37.   UPSBOOK  was  designed  to work best  with  EPSON  printer  and
  38. printers  that  are 100% EPSON compatible.  However  OKIDATA  and
  39. Hewlett  Packard  Laser  Jet  printers  may  be  used.    It   is
  40. recommended  that  you try before you buy a printer.   The  basic
  41. reports  can  be  handled  by any 80 column  printer,  however  a
  42. concern should be the ability of the printer to handle UPS's  COD
  43. TAGS  which are thick and tend to jam or damage the heads of some
  44. printers.   Bottom  fed  printers tend to  do  a  better  job  of
  45. handling these thick tags.
  46.   
  47. Installation on a Hard Drive:
  48.   
  49.   1. Create a directory for the UPSBOOK programs and data.
  50.      MD UPSBOOK
  51.   2. Change to the directory you just created.
  52.      CD UPSBOOK
  53.   3. Copy all files from the distribution disk to this directory.
  54.      COPY A:*.*/V   where A: is the drive that the distribution
  55. disk is located
  56.                         STARTING UPSBOOK
  57.   
  58.   
  59.   If you are not running Novell's Btrieve, which is true for most
  60. users:
  61.      1. Change to the UPSBOOK directory.
  62.      2. Type UBOOK which will load Btrieve and start UPSBOOK.
  63.      Note: Btrieve will be removed from memory when exiting
  64. UPSBOOK.
  65.   
  66.   If your are already running Novell's Btrieve on you computer:
  67.      1. Change the UPSBOOK directory.
  68.      2. Type UPSBOOK /bt
  69.      Note: /bt prevents UPSBOOK from unloading BTRIEVE when
  70. exiting the program.
  71.   
  72.   
  73.                                 
  74.                     GETTING AROUND IN UPSBOOK
  75.   
  76.   
  77.   UPSBOOK  is  a menu driven program which is quick and  easy  to
  78. use.  All of your options will be shown at the top of your screen
  79. as  the  MAIN  MENU. A description of the highlighted  option  is
  80. shown  at the bottom of the screen.  The MAIN MENU looks  similar
  81. to the following:
  82.                                 
  83.                                 
  84.   
  85.   To  select an option use the right and left arrow keys <- -> to
  86. move  the highlighted line to the option menu.  After the  option
  87. menu  is highlighted press the Enter/Return key which will  cause
  88. the PULL DOWN MENU for that option to be shown on the screen.  To
  89. select  a  command from these menus follow the above instructions
  90. using  the up and down arrow keys.  To remove the pull down  menu
  91. from the screen press the ESCape key.
  92.   
  93.   Exiting  UPSBOOK is done by pressing the ESCape key  until  you
  94. have  returned to the main menu.  Once the main menu is displayed
  95. highlight  Functions  and  press  the  Enter/Return  key.   Next,
  96. highlight  Quit  to  DOS  in the pull down  menu  and  press  the
  97. Enter/Return key. Your computer will return you to a C:> or  your
  98. shell if you are using one.
  99.                     OVERVIEW OF THE MAIN MENU
  100.   
  101.   
  102. Functions: The Functions menu allows you to work with entries  in
  103.   your  current UPS pickup record.  You can make new entries into
  104.   the  daily  UPS  pickup  record or you can  delete  and  update
  105.   existing  entries. A fourth option allows you to  Change  Index
  106.   allowing you to change the parameter that the computer uses  to
  107.   move through existing records.  The last choice under Functions
  108.   is Quit to DOS.
  109.  
  110. Print:  The  Print menu is used to print all your daily  shipping
  111.   paperwork including shipping labels, COD tags and the  shipping
  112.   manifest for the UPS driver.  This menu is also used,  when  in
  113.   the History Mode,  to print previous manifest/pickup records if
  114.   reprints are needed.
  115.  
  116. Charts:  The  Charts menu gives you access to the rate  and  zone
  117.   charts  which are used to compute the UPS shipping and  billing
  118.   information.   The  Charts menu also  provides  access  to  the
  119.   Additional  Rate  Chart/Setup screen which is where  you  input
  120.   information  on  your  particular needs in  this  system.   The
  121.   Printer Setup option allows you to direct where the output from
  122.   the program will be directed.
  123.  
  124. History:  The  History menu allows you to go back and review  old
  125.   entries  in  previous shipping logs.  It  also  allows  you  to
  126.   compare your calculations of the UPS bill to the bill that  UPS
  127.   has  sent  you.   To  conserve disk space you  can  delete  old
  128.   manifests any time after they have been finalized.
  129.   NOTE:  You must have a history file with entries in  it  to  be
  130.   able to make use of this function.
  131.  
  132. DataBases:  The DataBases menu allows you to access the  customer
  133.   database section of the program. The customer database is  used
  134.   for automatic entry of shipments into the daily manifest.  This
  135.   command  also  allows  you to update your  shipper  information
  136.   including  your company name and address and to obtain  Program
  137.   Information on this program.
  138.  
  139. NOTE:   UPS shipper numbers can only be modified by JHF Software.
  140. If  you  should  require a change of your shipper number,  please
  141. contact your salesperson or Audiotronics, Inc. for assistance.
  142.   
  143.                      SETTING UP THE PROGRAM
  144.   
  145.   
  146.   To  begin  using  UPSBOOK you must first fill in  your  shipper
  147. information and rate information, if necessary.
  148.   Using  the right arrow key select Charts on the main  bar  menu
  149. and  press  the  Enter/Return  key.   With  the  pull  down  menu
  150. displayed   use   the  down  arrow  to  select  Additional   Rate
  151. Chart/Setup  and  press  the Enter/Return  key.   The  ADDITIONAL
  152. SHIPPING CHARGES AND DEFAULT INFORMATION chart will appear on the
  153. screen.   To  return  to the pull down menu  without  making  any
  154. changed press the ESCape key.
  155.   
  156.   
  157.   
  158.   The  first  field is the Pickup Record number box.   Enter  the
  159. number  from  the first page of your UPS Computer Manifest  Book,
  160. which is supplied by United Parcel Service.
  161.   The next fields, COD Charge, Call Tag, Insurance rate per $100,
  162. Residential  add  and  GROUNDTRAC add require  you  entering  the
  163. shipping  charges  for these services.  Most of this  information
  164. will  be  found  at  the bottom of the UPS rate  chart  with  the
  165. exception  of the Residential and GROUNDTRAC.  UPS  adds  a  flat
  166. surcharge on its commercial rates for residential deliveries  and
  167. GROUNDTRAC.   This additional charge is calculated by subtracting
  168. the  Zone  2, 1 pound commercial rate from the Zone  2,  1  pound
  169. residential  rate.   The GROUNDTRAC charge is calculated  in  the
  170. same manor.
  171.   Next  you  will need to enter the Letter Rates for  Blue  Label
  172. Zones  12 through 16 and Red Label Zones 22 through 26.   The  87
  173. through  89  zones are used for Canada and can be  found  on  the
  174. Canadian rate chart.
  175.   The  Default  Ref# contains the number that  will  be  used  to
  176. identify  each package.  This number may be reset to  match  your
  177. invoice number or left at the default setting. Once the Reference
  178. Number  is set it will automatically increase with each  package.
  179. The  Reference Number may also be changed in the actual  manifest
  180. entry to accommodate other shipments such as returns.  If you  do
  181. not  wish  to have UPSBOOK automatically issue a default  number,
  182. enter  a  zero and the Default Reference Number will be  disabled
  183. and  the field will always be blank.  Although package id numbers
  184. may  be duplicated on different days, you may never have the same
  185. number on the same day.
  186.   NOTE:  If you use the same package id numbers on days that  are
  187. close together, UPS will have trouble locating any lost packages.
  188. It  is recommended that package id number not be repeated for  at
  189. least 10 days!
  190.   The  Record History allows you to turn off the History tracking
  191. file.   If  you  do  not  wish to have the  computer  store  what
  192. packages  are  sent, you may defeat this feature by selecting  N.
  193. Disability this feature will prevent you from looking up packages
  194. at a later date.
  195.   The  Record  Bills  allows you to turn  off  the  Bill  History
  196. tracking  file.   If you do not wish to compare  your  UPS  bills
  197. against  the computer, you can disable this feature to save  disk
  198. space.
  199.   Next  you will need to let the system know if you will be using
  200. a Color Monitor.  If you are using a color monitor, answer Y.
  201.   New  Customer maybe selected if the program should  search  the
  202. customer  database for each "new" entry to determine if  the  new
  203. entry's  company  is already in the Customer  Database.   If  the
  204. company  isn't found in the data base, you will be asked  if  you
  205. wish to add them.
  206.   Pkg ID on COD will allow you the option of printing the Package
  207. ID  Number on the top of each COD tag.  If you select NO and  you
  208. are  using an Epson printer, your shipper number will be  printed
  209. in  the  wide mode.  Answering NO will cause no Package ID Number
  210. to  be printed for you package!!  In most cases you will want  to
  211. answer Y to this question.
  212.   The  next  group  of questions deal with your  shipping  label.
  213. First,  you will be asked if you would like to have your  shipper
  214. address  printed on your shipping labels using the  Print  Return
  215. option.   If  you are using a blank label, which is  recommended,
  216. you  should select Y.  If you are using preprinted labels, select
  217. N and use label type 0.
  218.   Next  you can select between 3 different shipping Label  Types.
  219. The  following is a listing of how the blocks of information will
  220. appear on your shipping label:
  221.   
  222.           Label 0
  223.                Return Address <- You may select to not print this
  224.                block if you labels are preprinted
  225.                Package ID Box
  226.                Shipping Address
  227.           Label 1
  228.                Package ID Box
  229.                Return Address
  230.                Shipping Address
  231.           Label 2
  232.                Return Address & Package ID Box
  233.                Shipping Address
  234.                
  235.   Label  2 meets all of the requirements of UPS, however you  and
  236. your  account representative may find that another label may work
  237. best  for your application.  We recommend that you select  method
  238. 2.
  239.   Next,  at Shipping Label, you need to enter the height  of  you
  240. shipping  label in number of printed lines.  Generally,  6  lines
  241. equal an inch.  If you are using the Quill label, this value will
  242. be  18.  The next information that you will need to determine  is
  243. what  line  you wish to start on.  Usually this will be  line  1,
  244. however  you  may  find that you need to space down  due  to  the
  245. requirements  of your particular application.  Proper  setup  may
  246. take some experimenting.  Enter several entries into the book and
  247. print all labels to be sure that your setup is correct.
  248.   The next information on this screen is the Pkg ID = Alt #.   If
  249. you  answer  Y  to  this question, the Alternate  Control  Number
  250. printed on COD tags will automatically default to the Package  ID
  251. number.   If you select N, you must manually enter the  Alternate
  252. Control Number.
  253.   The last field, Print Alt Manf, is used if you are using an old
  254. style shipping log.  If you are using on old log, you may find it
  255. convenient  to  have  an alternate manifest  printed  to  aid  in
  256. quickly filling out the log.  Several accounts have reported that
  257. they  do not have to completely fill out a shipping log.  If  you
  258. do not need this alternate report, answer N.
  259.   When you have finished entering all necessary information press
  260. the F10 key to save the information.  You will receive a messages
  261. to  let you know that the information has been saved.  Press  the
  262. ESCape key to return to the pull down menu.
  263.                      SETTING UP THE PRINTERS
  264.   
  265.   
  266.   UPSBOOK  has  the  ability to direct  the  output  for  reports
  267. (standard),  COD  tags  and Labels to different  printers.   This
  268. information   is   entered  using  the  Printer   Setup   option.
  269. Acceptable locations for printer output are LPT1, LPT2 and  LPT3.
  270. You may then select the type of printer for each option.
  271.   
  272.                                 
  273.   
  274.                                 
  275.                                 
  276.                  SETTING UP SHIPPER INFORMATION
  277.   
  278.   
  279.   The  next step is to fill in your shipper information. Use  the
  280. right arrow key to select DataBases. Use the down arrow to select
  281. Shipper  Information and press the Enter/Return key.   The  Setup
  282. for  Shipper  Information chart will be  displayed.   Enter  your
  283. company's name, address, city, state, and zip code using the same
  284. procedure  as above.  The UPS Shipper Zones 1 & 2 are taken  from
  285. the  top of your ups zone chart.  These number are located  right
  286. below  the  ZONE CHART at the top of the page where is says  "For
  287. Shippers with ZIP codes XXX-01 to XXX-99.
  288.   
  289.                                 
  290.   
  291.   The  last step in setting up UPSBOOK is to enter the ZONE CHART
  292. for  your  area.   Please  check later in these  instruction  for
  293. information  on entering this information.  If you  have  entered
  294. all  necessary  information you are  now  ready  to  begin  using
  295. UPSBOOK.
  296.                           USING UPSBOOK
  297.   
  298.   
  299.   The following instructions will follow the commands in the MAIN
  300. MENU and their subsequent PULL DOWN MENUS.
  301.   
  302.                             Functions
  303.   
  304.   When   you  highlight  the  Functions  option  and  press   the
  305. Enter/Return key the screen will display the following pull  down
  306. menu.
  307.   
  308.                     Functions
  309.                     Enter New Entry
  310.                     Delete  Current
  311.                     Entry
  312.                     Update  Current
  313.                     Entry
  314.                     Change Index
  315.                     Quit to DOS
  316.   
  317. Enter New Entry
  318.   The  first  option  allows you to enter new shipments  in  your
  319. daily pick-up record.  To enter a package highlight the Enter New
  320. Entry  command and press Enter.  You may also press F8 for  quick
  321. access  when  making  a new shipping entry.   The  package  entry
  322. screen  will  be displayed with the Reference Number highlighted.
  323. As  discussed earlier this number can be left at the  default  or
  324. manually  changed  if  needed.  If you entered  a  zero  for  the
  325. Default Reference Number in the Shipper Information section, this
  326. feature will be disabled.  If you wish to use the default  simply
  327. press the Enter/Return key to move to the next box.  If you  need
  328. to  change the Reference Number type in a unique number and  then
  329. press Enter.
  330.   The  Company  box will now be highlighted. If  the  company  or
  331. person receiving the package is in your customer database (to  be
  332. discussed   later)  type  in  their  Account  Number  and   press
  333. Enter/Return.    The   customer's   shipping   information   will
  334. automatically be displayed.
  335.   If  know that the customer is in your database but you  do  not
  336. know  the  account number, pressing the F1 which will  display  a
  337. listing  of customers.  Follow the instructions on the screen  to
  338. select  the  desired customer.  After pressing  Enter/Return  the
  339. screen  will  return  to  the  package  entry  screen  with   the
  340. customer's information filled in. If the customer is not found in
  341. the database their information must be typed in manually.  If the
  342. customer's information was found in the database, you may advance
  343. to the Weight field by pressing F9.
  344.   The  program will next ask if you wish to make the  package  to
  345. Attention of anyone. Once you type in the information or  if  you
  346. do not need this field, press Enter/Return.
  347.   After  the customer's shipping information is entered you  will
  348. come  to the Residential line.  If the package is to be delivered
  349. to a residential address, answer Y.  The fault is N.
  350.   The  Zone  box will be automatically filled in for  UPS  Ground
  351. Service  based  on the customer's zip code if  the  zip  code  is
  352. located on the UPS Zone Chart.  You may clear this space with the
  353. backspace  key  if  the package is to be shipped  using  UPS  air
  354. service.  Make sure that you have the correct zone and press  the
  355. Enter/Return key.
  356.   NOTE:  If you pressed F9, you will automatically be carried  to
  357. this point!
  358.   Next  enter  the weight of the package.  If you are shipping  a
  359. Next  Day or Second Day Letter enter 99 in the weight box to  get
  360. the  correct  charges.  Press the Enter/Return key to  enter  the
  361. weight and move the next box.
  362.   The  next  box  is for Oversize packages.  This program  has  a
  363. default  setting of "N" for this box.  If the package is oversize
  364. by  UPS standards, change the "N" to "Y" by pressing the "Y" key.
  365. The  30  pound  weight  is  the minimum charge  for  an  oversize
  366. package, but the system will still display your original weight.
  367.   After  the  oversize box is set the highlighted line will  move
  368. down  to  the Declared Value box.  If the package has a value  in
  369. excess of $100.00 enter the amount to the next $100.00 increment.
  370. For example if a package has a value of $175.00 enter $200.00  in
  371. the  Declared  Value  box. If the package's value  is  less  than
  372. $100.00  leave  this box blank. After the appropriate  value  has
  373. been entered press the Enter/Return key.
  374.   Next  you have the option of selecting UPS GROUNDTRAC.  If  you
  375. wish  to  use this service, select yes and press the Enter/Return
  376. key.  Be sure to place a GROUNDTRAC sticker on your package.
  377.   Now,  the C.O.D. Amount box will be highlighted. If the package
  378. is  being shipped C.O.D. enter the amount you want the driver  to
  379. collect  and  press the Enter/Return key.  You may  press  F3  to
  380. access  the COD Calculator, to assist in calculating COD  charges
  381. for this entry.
  382.   The  next highlighted entry is the Call Tag box.  This box also
  383. has  a default setting of "N".  If you are sending out a call tag
  384. change the "N" to "Y" and press the Enter/Return key.  Be sure to
  385. prepare you CALL TAG.
  386.   The next field is the Instructions box.  This field is used for
  387. instructions to be placed on COD tags.  If you have  any  special
  388. instructions such as CASH ONLY for C.O.D.s enter them in this box
  389. and press the Enter/Return key.
  390.   The  last entry is the Alt Control box.  UPS has the capability
  391. of  allowing  you to select an alternate control number  for  COD
  392. tags  if  you need it.  You may enter the number if you  wish  or
  393. leave the field blank.  NOTE: If you selected Pkg ID = Alt  #  in
  394. the  ADDITIONAL  SHIPPING CHARGES AND DEFAULT  INFORMATION,  this
  395. number will default to the Pickup Record number.
  396.   The  highlighted line will now return to the top of the screen.
  397. To save the entry press the F10 key. The Pickup Record Number and
  398. the Shipping Date will be filled in automatically when the record
  399. is printed and finalized.
  400.   The  new  entry will now be displayed.  If you wish  to  review
  401. entries in the current manifest you may use the F5 and F6 keys to
  402. scroll back and forth through the entries.
  403.   
  404. Delete Current Entry
  405.   Delete  Current Entry allows you to remove the entry  shown  on
  406. the  screen from the current UPS manifest. Locate the  entry  you
  407. wish  to  delete  using the F5 and F6 keys,  then  select  Delete
  408. Current Entry form the pull down menu.  Before you can delete the
  409. entry,  the  computer  will ask you if you wish  to  delete  this
  410. record  (Y/N)?  Press "Y" to delete the record and "N" to  return
  411. to the pull down menu.
  412.   
  413. Update Current Entry
  414.   To  Update an entry follow the above instructions to select the
  415. entry to be updated.  Next, select Update Current Entry from  the
  416. pull  down  menu.  The entry will be displayed with the Reference
  417. Number box highlighted.  Use the Enter/Return key to walk through
  418. the boxes until the  line to be changed is highlighted.  With the
  419. box  highlighted press the DEL)ete key to clear the entry.  Enter
  420. the  correct information and press the F10 key to save  it.   The
  421. main menu will then reappear at the top of the screen.
  422.   
  423. Change Index
  424.   The fourth menu under Functions is Change Index.  The index  is
  425. the field that the computer uses to look for a specific record in
  426. your current UPS Pickup Record. There are three choices to search
  427. on:
  428.   
  429.                      Reference Number
  430.                      Receiver Name
  431.                      Receiver Company
  432.   
  433.   To  change the index highlight the Change Index option  on  the
  434. pull down menu and press the Enter/Return key.
  435.   NOTE: The index can only be changed if you have current entries
  436. in  your  Pickup Record or if the History option (to be discussed
  437. later) is on.
  438.   Use the down arrow to highlight the field you want to search by
  439. and  the  press  the Enter/Return key.  The pull down  menu  will
  440. reappear and your Index selection will appear in the Help  Window
  441. to  the  right of the screen. Press the ESCape key to remove  the
  442. pull down menu.
  443.   Once  the index has been selected, begin the search by pressing
  444. the  F1  key.  A window will appear in the center of your  screen
  445. asking you to fill in the data for the index you selected.   Type
  446. in  the  information and press the Enter/Return key.  The  record
  447. you  need should now appear on the screen.  If you chose an Index
  448. that  is the same for two or more records the first record  found
  449. with  that  data  will be displayed.  The other  records  can  be
  450. viewed  by  using the F5 and F6 keys. This feature  is  extremely
  451. useful when a mistake has been made while entering packages  into
  452. the daily manifest.
  453.   
  454. Quit to DOS
  455.   This option will EXIT the program and return to DOS.
  456.                               Print
  457.   
  458.   The  Print option on the main menu allows you to print all  the
  459. records  and  paperwork  for UPSBOOK.  Use  the  right  arrow  to
  460. highlight  Print then press the Enter/Return key.  The pull  down
  461. menu will be displayed showing the following information:
  462.   
  463.                     Print
  464.                     Shipping Labels
  465.                     COD Tags
  466.                     Manifest - Current Pickup
  467.                     Record
  468.                     Reprint Prior Manifest
  469.                     One COD Tag
  470.                     cUrrent   Entry  Shipping
  471.                     Label
  472.  
  473. Shipping Labels
  474.   The  Shipping Labels option is designed to be printed on  Quill
  475. Blank Pressure Sensitive Printout Labels (Order #921-7-10673)  or
  476. equivalent  however, by adjusting the factors in  the  ADDITIONAL
  477. SHIPPING  CHARGES AND DEFAULT INFORMATION, just about  any  label
  478. can be used.  Under the print Shipping Labels option you will  be
  479. given  the  choice  of printing all the labels or  just  selected
  480. ones.   When  Shipping Labels is highlighted and the Enter/Return
  481. key is pressed the computer will ask you if you want to print all
  482. labels (Y/N)?  If you want to print all labels press the "Y" key.
  483. If  you  only want to print certain labels press "N".  If "N"  is
  484. pressed  a  list of the days Reference Numbers will be  displayed
  485. along  with a help window with instructions. Use the up and  down
  486. arrows to move through the selections and follow the instructions
  487. in the help window to print the labels you want.
  488.   
  489. COD Tags
  490.   The  COD  Tag  option automatically prints  your  tags  on  UPS
  491. supplied continuous pin feed forms.
  492.   
  493. Manifest - Current Pickup Record
  494.   The  Manifest - Current Pickup Record option prints two  copies
  495. of  your  daily  UPS  SHIPPING  MANIFEST,  SHIPPING  RECORD  BOOK
  496. SUMMARY, and UPS SHIPPING MANIFEST SUMMARY.  The SHIPPING  RECORD
  497. BOOK  SUMMARY is used to help fill out the UPS Computer  Manifest
  498. Book.  One of the UPS SHIPPING MANIFEST AND UPS SHIPPING MANIFEST
  499. SUMMARY is given to your UPS driver.  The other copies should  be
  500. retain for your records.
  501.   NOTE  FOR CURRENT VERSION:  At the present time we are printing
  502. two  different  version of the manifest summary.   The  first  is
  503. designed to match the current layout of the UPS shipping  log  to
  504. make  it easy for  you to fill out the book.  The second printout
  505. is designed to meet UPS requirements.  DO NOT GIVE THE UPS DRIVER
  506. THE FIRST SUMMARY PRINTOUT.
  507.   
  508. Reprint Prior Manifest
  509.   The  Reprint Prior Manifest option allows you to print a single
  510. copy  of a previous Manifest stored in memory.  To use the option
  511. highlight  it  with the down arrow key and press the Enter/return
  512. key.    A   window   will  appear  asking  you   to   enter   the
  513. Manifest/Pickup Record Number you wish to reprint.  Type  in  the
  514. information and press the Enter/Return key.
  515.   
  516. One COD Tag
  517.   This option is to print a single COD Tag for the entry that  is
  518. shown on the screen.
  519.   
  520. cUrrent Entry Shipping Label
  521.   This  last option allows you to print a shipping label for  the
  522. entry that is shown on the screen.
  523.   NOTE:  For  this  selection, you must press U  for  single  key
  524. access.
  525.                              Charts
  526.   
  527.   The  third Main Menu option is Charts. This option contains the
  528. following selections in its pull down menu:
  529.   
  530.                     Charts
  531.                     Rate Chart
  532.                     US Zone Chart
  533.                     Canadian Zone Ground
  534.                     Chart
  535.                     Additional      Rate
  536.                     Chart/Setup
  537.                     Printer Setup
  538.   
  539. Rate Chart
  540.   This option allows you to view, update, and print this chart as
  541. required by UPS.  Rates are stored with a ZONE occupying a entire
  542. page.   Page  Up  and  Page Down allow you to  page  through  the
  543. various Zones.
  544.   
  545.                                 
  546.   
  547.   After  you  have made any necessary corrections,  be  sure  the
  548. press F10 to save the new information.
  549.   
  550. US Zone Chart
  551. Canadian Zone Ground Chart
  552.   These  charts  will various for each UPS center.  These  charts
  553. cover  the Zones that are assigned to different zip codes.  These
  554. charts  are  obtained  from  you UPS  representative  and  seldom
  555. change.
  556.   
  557.                                 
  558. Additional Rate Chart/Setup
  559.   The  Additional  Rate Chart/Setup is discussed in  the  Getting
  560. Started  section  of these instructions.  Please  refer  to  this
  561. section for complete details.
  562.   
  563.                                 
  564.   
  565.   
  566. Printer Setup
  567.                                 
  568.   UPSBOOK  has  the  ability to direct  the  output  for  reports
  569. (standard),  COD  tags  and Labels to different  printers.   This
  570. information   is   entered  using  the  Printer   Setup   option.
  571. Acceptable locations for printer output are LPT1, LPT2 and  LPT3.
  572. You may then select the type of printer for each output.
  573.   
  574.                                 
  575.   
  576.                                 
  577.                              History
  578.   
  579.   The  History option of the main menu allows you to look up  old
  580. records,  delete  old records, and clear out bills  as  they  are
  581. paid.
  582.   
  583.                     History
  584.                     History       Toggle
  585.                     ON/OFF
  586.                     Delete Old History
  587.                     Billing History
  588.                     
  589. NOTE:  If  you  have answered 'N' to the Record  History  in  the
  590. Additional Rate Chard/Setup option, NO History will be recorded.
  591.   
  592. History Toggle ON/OFF
  593.   The  History  Toggle On/Off switch allows you to  activate  the
  594. History  section  of the program.  The status of  the  switch  is
  595. displayed in the help box to the right of your screen.   To  turn
  596. this section off again simply repeat the on procedure.  Once  the
  597. History switch is on the pull down menu will return.  To find the
  598. record you want begin by setting the index you wish to search  by
  599. using  the  Functions/Change Index option.  The  fields  you  may
  600. select from are:
  601.   
  602.                      Reference Number
  603.                      Receiver Name
  604.                      Receiver Company
  605.                      Pickup Record Number
  606.                      Pickup Date
  607.   
  608.   Use  the  down  arrow  to  select a field  and  the  press  the
  609. Enter/Return  key.  After  you press  the  Enter/Return  key  the
  610. Functions  pull  down menu will return to the screen.   The  next
  611. step  in looking for the record is to press the F1 key.  A window
  612. will  be  displayed asking you to enter the information  for  the
  613. field  you  chose.   Type  in  the  information  and  press   the
  614. Enter/Return  key.  The record you want should now be  displayed.
  615. As   stated  earlier  if  more  than  one  record  has  the  same
  616. information for the chosen field the first record found with  the
  617. information  will  be  displayed.  After you  are  finished  with
  618. History you must turn the toggle switch off.
  619.   
  620. Delete Old History
  621.   This  option allows you to delete old records from memory based
  622. on their date.  For example, at the end of the second quarter you
  623. may  wish to delete the first quarter from the data base to  save
  624. disk space.
  625.   When   you   highlight  Delete  Old  History  and   press   the
  626. Enter/Return  key a window is displayed asking you to  enter  the
  627. date  prior to which you want to delete all records.   To  delete
  628. records type in the date you want and press the Enter/Return key.
  629.   
  630. Billing History
  631.   The  last  option  under  History  is  Billing  History.   This
  632. selection  allows  you  to delete your  UPS  bills  as  they  are
  633. verified  and  paid. After highlighting this option and  pressing
  634. the  Enter/Return key a column of Pickup Record Numbers and their
  635. bill  amounts will be displayed. To the right of this column will
  636. be  a  help and instructions screen. To delete paid bills  follow
  637. the instructions in the window.
  638.   
  639.   
  640.                             DataBases
  641.   
  642.   The  last  option on the main menu is DataBases.   This  option
  643. contains the following selections in its pull down menu:
  644.   
  645.                     DataBases
  646.                     Customer
  647.                     Database
  648.                     Shipper
  649.                     Information
  650.                     Program
  651.                     Information
  652.   
  653. Customer Database
  654.   The Customer Database stores accounts that you will be shipping
  655. to  and  would like to be automatically filled in while  entering
  656. packages  in the daily manifest.  When you press the Enter/Return
  657. key  a new menu will be displayed at the top of the screen.  This
  658. menu is for the customer database looks similar to:
  659.   
  660.                                 
  661.   
  662.   
  663.   Both of these choices, Functions and Print, have their own pull
  664. down menus.
  665.   
  666.                     Functions
  667.                     Enter New Customer
  668.                     Delete       Current
  669.                     Customer
  670.                     Update       Current
  671.                     Customer
  672.                     Change      Customer
  673.                     Index
  674.                     Quit to Main Menu
  675.   
  676.   The  Functions  menu  allows you to enter, update,  and  delete
  677. customers in the customer database.  The Functions pull down menu
  678. will look similar to the pull down menu for the Functions menu on
  679. the main menu.
  680.   If  you  select  Enter  New  Customer  a  new  screen  will  be
  681. displayed. It will contain the following fields:
  682.   
  683.                      Account Number
  684.                      Name/Attn
  685.                      Company
  686.                      Address
  687.                      City
  688.                      State
  689.                      Zip
  690.                      Residential
  691.   
  692.   To  enter  the  customer type in the information  pressing  the
  693. Enter/Return  key after each box is completed.  If  the  customer
  694. has a Canadian address press the F2 key once you are in the State
  695. box.   This  extends  the  fields to accommodate  the  customer's
  696. providence.   Once the providence is entered the zip  code  field
  697. will  automatically be extended to accommodate the  Canadian  zip
  698. code. You may use the F2 key while entering the zip code to check
  699. the  zip  code database based on the customer's city  and  state.
  700. The  Residential  box  has a default  setting  of  "N".   If  the
  701. customer's  address  is residential change  the  "N"  to  "Y"  by
  702. pressing the "Y" key. After the entry is complete press  the  F10
  703. key to save the information.
  704.   The  next two options on the pull down menu allow you to change
  705. a  customer's entry or delete the customer from the database.  If
  706. you  choose to Delete Current Customer the program will  ask  you
  707. Delete  Current  Customer  (Y/N)?  If you  want  to  delete  this
  708. customer  press the "Y" key.  If you do not want  to  delete  the
  709. customer press the "N" key to return to the pull down menu.   You
  710. may  Update Current Customer if information on the customer needs
  711. to be changed.
  712.   The last option is Change Customer Index.  This index selection
  713. works the same as the index discussed under the Functions section
  714. of  the main menu.  The index allows you to search for a specific
  715. customer in the database using a single field. The fields you may
  716. choose from are:
  717.   
  718.                      Account Number
  719.                      Receiver Company
  720.                      Zip Code
  721.   
  722.   Select the field you want to use with the down arrow and  press
  723. the  Enter/Return key.  After the index has been selected and  is
  724. displayed  in the help box to the right press the F1 key.   Enter
  725. the  information  requested in the window  and  press  the  Enter
  726. Return  key.   The entry you want will be displayed.   As  stated
  727. earlier if more than one record has the same information for  the
  728. chosen  fields the first entry with that data will be  displayed.
  729. This function is useful in finding a customer who has moved of  a
  730. list of customers by zip code.
  731.   Quit  to  Main Menu will exit the customer database and  return
  732. you to the main menu.
  733.   
  734.   Print is the other option under Customer Database.  This option
  735. contains the following selections in its pull down menu:
  736.   
  737.                     Print
  738.                     Customer List
  739.                     Mailing Labels
  740.                     Label Setup
  741.   
  742.   Customer  List  allows you to print a listing  of  all  of  the
  743. customers  in  your data base for quick reference.  This  listing
  744. will  be  made  in  the order determined by the  index  you  have
  745. selected.
  746.   Mailing  Labels will allow you to print your customer  base  on
  747. mailing  labels.   This feature also uses the  current  index  to
  748. determine the order in which to print labels.
  749.   Finally there is the Label Setup.  This function allows you  to
  750. let  the  program know about the mailing label that you  will  be
  751. using.  You will be asked for how many labels across you wish  to
  752. print.   Next  you will be asked for the height of the  label  in
  753. lines.   Then  you will be asked for the width of the  labels  in
  754. characters.  This measurement should be made from the  left  hand
  755. edge  of  the  first label to the left hand edge  of  the  second
  756. label.  Finally you have the option of moving the entire page  to
  757. the  right by placing spaces on the left had side using the  left
  758. hand offset option.  In most cases, this will be zero.
  759.   
  760.   To exit the customer database select Functions and Quit to Main
  761. Menu.
  762.  
  763. Shipper Information
  764.   The  Shipper  Information includes information on you  company.
  765. The  Setup for Shipper Information chart will be display  all  of
  766. the  information that you must enter such as your company's name,
  767. address,  city, state, and zip code using the same  procedure  as
  768. above.   The  UPS Shipper Zones 1 & 2 are taken from the  top  of
  769. your  ups  zone chart.  These number are located right below  the
  770. ZONE  CHART  at  the top of the page where is says "For  Shippers
  771. with ZIP codes XXX-01 to XXX-99.
  772.   
  773. Program Information
  774.   The  System  Information gives you information on this  program
  775. including  version number of the program that you are  using  and
  776. copyright notice for this program.
  777.   
  778.                        FILES AND PROGRAMS
  779.   
  780. The following files are used by UPSBOOK for its normal operation:
  781.   UPSBOOK.EXE - The actual program.
  782.   UPSBOOK.DAT  - This is the daily upsbook database.   Each  time
  783. you  print and finalize your manifest, this file will be deleted.
  784. Created by program as needed.
  785.   UPSBILL.DAT  -  Database of the amount each bill should  equal.
  786. The  size of this file will vary depending on how many bills  you
  787. allow to be stored.  Created by program as needed.
  788.   UPSCUST.DAT  - Database of customers.  The size  of  this  file
  789. will  vary depending on how many customers you have.  Created  by
  790. program as needed.
  791.   UPSCZONE.DAT - Canadian Zone Chart
  792.   UPSHIST.DAT - Database of packages that have been shipped.  The
  793. size  of this file will vary depending on how long you allow  the
  794. old history to remain on line.  Created by program as needed.
  795.   UPSPRTR.DAT - Information on printer setup.
  796.   UPSRATES.DAT - UPS Rate Chart.
  797.   UPSSHIPR.DAT - Shipper information including name, address  and
  798. UPS center information.
  799.   UPSZONE.DAT - US Zone Chart.
  800.   BTRIEVE.EXE  -  Novell's Btrieve memory  resident  file  access
  801. engine.   NOTE: This program is automatically loaded if  you  run
  802. the UBOOK.BAT file.
  803.   
  804.                           REGISTRATION
  805.   
  806.   
  807.   Once  we  have received your registration form and payment,  we
  808. will  BLUE  LABELED  a registered copy of the program  containing
  809. your UPS shipper number.  We offer a 100% money back guarantee if
  810. you are not satisfied with the program or if UPS does not approve
  811. the  program.   We have found UPS to be VERY slow  in  processing
  812. manifest requests.
  813.   Errors or bugs will be corrected as quickly as possible,  We do
  814. offer 24 hour modem support at (703) 342-1800 (2400 CompuCom)  or
  815. (703) 344-3400 (HST 9600).
  816.   If you have any questions prior to registration, please contact
  817. your salesman or Audiotronics.
  818.   
  819.   
  820.                       UPSBOOK REGISTRATION
  821.                     (Direct/Non-Salesperson)
  822.   
  823.   
  824. Name  ___________________________________________________________
  825. Company  ________________________________________________________
  826. Address
  827. _________________________________________________________
  828. City    _____________________________   State    ________     Zip
  829. ____________
  830. Daytime Phone Number  ___________________________________________
  831. Ups                                                       Shipper
  832. Number(s)_____________________________________________
  833.  
  834. Disk Format (circle one)  5 1/4  3 1/2  5 1/4HD  3 1/2HD
  835.   
  836. _____ UPSBOOK (per Shipper Number)               @ $199.00  ____________
  837. _____ UPSBOOK DEMO & PRINTED DOCS                 @ $10.00  ____________
  838. Virginia Sales Tax 4.5% (if Delivered within                ____________
  839. state)
  840. Total Amount Due                                            ____________
  841.   
  842. Please make checks payable to:
  843.   
  844.                     Audiotronics, inc.
  845.                     2750 Ogden Road
  846.                     Roanoke, VA  24014
  847.                     (703) 774-5757
  848.             
  849.